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VOM PAPIER

DOCUMENT MANAGEMENT SERVICES – DMS

Dokumentenvielfalt bewältigen ohne Medienbrüche

Verwalten Sie sämtliche Ihrer Dokumente mit einem einzigen System.

Digital kann es sich um Textdokumente, E-Mails und deren Attachments, Filme, Bilder oder Audiodateien handeln. Papierdokumente werden gescannt, eingelesen, klassifiziert und weitergeleitet.

Sparen Sie Zeit und Geld

Mit dem geschäftlichen Erfolg gehen immer grössere, heterogenere Datenmengen einher, die bewältigt werden müssen. Mit einem DMS werden die Abwicklungszeiten drastisch reduziert, was sich natürlich positiv auf die Betriebskosten auswirkt.

FLEXIBEL & MODULAR

Das Document Management System (DMS) umfasst das ganze Unternehmen.

Ein DMS ist keine Insellösung – es ist ein Querschnittsystem von dessen Interaktion das ganze Unternehmen profitiert.

Geschäftsdokumente bedeuten Vermögenswert

Mittels DMS wird jedes Dokument transparent und in Echtzeit kontrolliert. Der Nachweis einer ordentlichen, effizienten Geschäftsführung und das Erfüllen der gesetzlichen Vorschriften ist gewährleistet.

Zudem stärken Sie Ihre eigene Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten und bewahren das organisatorische, persönliche oder kollektive Gedächtnis Ihres Unternehmens.

Funktionen des DMS

Eine Auswahl in Stichworten

Digitale Postverteilung

Korrespondenz wird an zentraler Stelle eingelesen und per E-Mail automatisch an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.

l

Elektronische Signatur

Verhindert nachträgliche Manipulation, ob bewusst oder versehentlich.

i

Deskribieren

Metadaten werden für die Recherche vergeben (Dokumentart, Betreff, Autor, Datum usw.).

Indexieren

Automatischer Aufbau eines Index anhand sinntragender Wörter aus dem Text. Erlaubt Volltextrecherche analog Internetsuchmaschinen.

U

Recherchieren

Flexibel und individuell steuerbar.

Anzeige

Aufgezeigt wird als Resultat einer Recherche grafisch, als Archivstruktur mit dem Pfad zum Speicherort.

Annotationen

Das Dokument kann mit Bemerkungen, Notizen, Icons, Stempeln etc. versehen werden.

Versionen­kontrolle

Verhindert das Überschreiben von Dokumenten, indem automatisch eine neue Version mit Datum erstellt wird.

Rendering/Rendition

Umwandlung von Dokumentformaten beim Ändern des Status. Z.B. Bei „abgeschlossen“ das Rendern von Word in PDF.

Wieder­vorlage

Einem Dokument können Zuständigkeiten, Projektkategorien und Aktivitäten zugeordnet werden. Es „erinnert“ dann den Mitarbeitenden zum korrekten Zeitpunkt an eine Aufgabe.

Notification

Unterstützt vor allem Projektgruppen oder Verkaufsabteilungen. Wurde ein Dokument modifiziert (z.B. Preisliste) erhalten alle Mitarbeitenden diese «Notification».

Think big – start small

Ob Sie eine einzelne Komponente oder eine Kombination wählen – die Skala an Zusatzmodulen ist gegen oben offen.

Zusammen mit Ihrem Geschäftserfolg lassen Sie Ihr DMS wachsen nach dem Motto «Think big – start small».

DMS Broschüre – Download PDF

Dokumentationen zu den DMS-Lösungen
>> Zum Downloadbereich

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