Document Management Services
– Dokumentenvielfalt bewältigen ohne Medienbrüche –
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Verwalten Sie sämtliche Ihrer Dokumente mit einem einzigen System
Digital kann es sich um Textdokumente, E-Mails und deren Attachments, Filme, Bilder oder Audiodateien handeln. Papierdokumente werden gescannt, eingelesen, klassifiziert und weitergeleitet.
Sparen Sie Zeit und Geld
Mit dem geschäftlichen Erfolg gehen immer grössere, heterogenere Datenmengen einher, die bewältigt werden müssen. Mit einem DMS werden die Abwicklungszeiten drastisch reduziert, was sich natürlich positiv auf die Betriebskosten auswirkt.
Das Document Management System (DMS) umfasst das ganze Unternehmen
Ein DMS ist keine Insellösung – es ist ein Querschnittsystem von dessen Interaktion das ganze Unternehmen profitiert.
Geschäftsdokumente bedeuten Vermögenswert
Mittels DMS wird jedes Dokument transparent und in Echtzeit kontrolliert. Der Nachweis einer ordentlichen, effizienten Geschäftsführung und das Erfüllen der gesetzlichen Vorschriften ist gewährleistet.
Zudem stärken Sie Ihre eigene Position im Falle von Rechtsstreitigkeiten und bewahren das organisatorische, persönliche oder kollektive Gedächtnis Ihres Unternehmens.
Übersicht Document Management Services – DMS
Eine Auswahl der Funktionen des DMS in Stichworten
Digitale Postverteilung
Korrespondenz wird an zentraler Stelle eingelesen und per E-Mail automatisch an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
Elektronische Signatur
Verhindert nachträgliche Manipulation, ob bewusst oder versehentlich.
Deskribieren
Metadaten werden für die Recherche vergeben (Dokumentart, Betreff, Autor, Datum usw.).
Indexieren
Automatischer Aufbau eines Index anhand sinntragender Wörter aus dem Text. Erlaubt Volltextrecherche analog Internetsuchmaschinen.
Recherchieren
Flexibel und individuell steuerbar.
Anzeige
Aufgezeigt wird als Resultat einer Recherche grafisch, als Archivstruktur mit dem Pfad zum Speicherort.
Annotationen
Das Dokument kann mit Bemerkungen, Notizen, Icons, Stempeln etc. versehen werden.
Versionenkontrolle
Verhindert das Überschreiben von Dokumenten, indem automatisch eine neue Version mit Datum erstellt wird.
Rendering/Rendition
Umwandlung von Dokumentformaten beim Ändern des Status. Z.B. Bei „abgeschlossen“ das Rendern von Word in PDF.
Wiedervorlage
Einem Dokument können Zuständigkeiten, Projektkategorien und Aktivitäten zugeordnet werden. Es „erinnert“ dann den Mitarbeitenden zum korrekten Zeitpunkt an eine Aufgabe.
Notification
Unterstützt vor allem Projektgruppen oder Verkaufsabteilungen. Wurde ein Dokument modifiziert (z.B. Preisliste) erhalten alle Mitarbeitenden diese «Notification».
Steigern Sie den Wert Ihrer Geschäftsdokumente – DMS ist der Schlüssel dazu.
Think big – start small
Ob Sie eine einzelne Komponente oder eine Kombination wählen – die Skala an Zusatzmodulen ist gegen oben offen.
Zusammen mit Ihrem Geschäftserfolg lassen Sie Ihr DMS wachsen nach dem Motto «Think big – start small».
DMS Broschüre
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«Dokumente der DMS-Lösungen»
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